Hoe vraag ik toestemming voor een verbouwing?

Als eigenaar vraag je toestemming aan de VvE voor een aanpassing aan je woning. Hoe werkt dat?

Wanneer vraag je toestemming?

Wil je je appartement verbouwen? Heeft de verbouwing of aanpassing invloed op de gemeenschappelijke delen, de constructie, het aangezicht, het onderhoud of de bereikbaarheid van het gebouw? Dan heb je toestemming nodig van de Vereniging van Eigenaren (VvE). 

Er zijn ook verbouwingen die je zonder toestemming kunt uitvoeren. Zoals nieuwe binnendeuren, een nieuwe keuken, andere tegels in de badkamer of nieuw sanitair (waarbij de leidingen op de huidige plaats blijven). 

Onder de VvE regels vallen bijvoorbeeld:

• Veranderingen aan dragende muren. Dit heeft invloed op de constructie van het gebouw.
• Installatie van airconditioning of zonnepanelen. Dit raakt vaak de buitenkant van het gebouw, wat een gemeenschappelijk deel is.
• Wijzigingen in de leidingen. Water-, gas- en elektriciteitsleidingen kunnen ook gemeenschappelijke voorzieningen zijn.
• Vervanging van kozijnen. Deze zijn meestal onderdeel van de buitengevel en daarmee een gemeenschappelijk onderdeel.
• Plaatsen van een aanbouw, opbouw of schuur in de privétuin.

Let op! 

Als je zonder toestemming verbouwt, kan dit grote gevolgen hebben. De VvE kan je verplichten om de veranderingen ongedaan te maken. DIt kan voor hoge kosten zorgen. Bovendien kan het leiden tot juridische geschillen of zelfs een boete. Om problemen te voorkomen, is het altijd verstandig om de regels van de VvE nauwkeurig te volgen.

Toestemming is VvE besluit

Een aanvraag dien je in bij je VvE Coördinator. Deze zal dit opnemen met het bestuur van de VvE. De toestemming is een besluit van de VvE die meestal in de ALV wordt genomen. Bereid je aanvraag goed voor. Dat vergroot de kans op goedkeuring. Ook al heb je al de benodigde (bouw)vergunning, er is altijd toestemming van de VvE nodig. Denk hier niet te licht over.

Het is niet verplicht om de VvE coördinator te betrekken bij de uitnodiging, de vergadering en de verslaglegging van deze vergadering. Is de VvE coördinator niet betrokken? Dan moeten de aanvrager en het VvE bestuur zelf zorgen dat alles volgens de regels verloopt. Als dat niet het geval is, is het besluit ongeldig.
 

Deze informatie lever je aan bij je aanvraag

1. Technische omschrijving
   Beschrijf duidelijk wat je wil verbouwen. Geef aan welke onderdelen je wil aanpassen, welke materialen je gaat gebruiken en hoe de aanpassing de constructie gaat beïnvloeden.
2. Technische tekeningen
   Voeg bouwtekeningen of plattegronden toe. Zorg dat hierop de bestaande én de nieuwe situatie goed zichtbaar zijn.
3. Constructieve berekeningen
   Check of de verbouwing invloed heeft op de draagconstructie. Laat berekeningen maken door een constructeur en voeg deze toe bij je aanvraag.
4. Tekeningen of impressies (optioneel)
   Beelden zoals een 3D-impressies of fotobewerking kunnen helpen om je plannen inzichtelijk te maken.
5. Omgevingsvergunning (als nodig)
   Sommige aanpassingen vereisen een omgevingsvergunning. Controleer bij de gemeente of dit nodig is en voeg een kopie toe bij je aanvraag. Kijk hiervoor ook op het omgevingsloket.

Een duidelijke en volledige aanvraag helpt de VvE om snel en goed te beslissen. 

Hulp bij opstellen stukken

De Alliantie VvE Diensten werkt samen met Rijssenbeek Advocaten. Tegen een speciaal tarief kunnen zij helpen om de benodigde stukken voor de vergadering op te stellen. 

Tips voor een soepel proces

Om het proces van verbouwen binnen een VvE zo soepel mogelijk te laten verlopen, volg je deze stappen:

• Lees de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement. Hierin staan regels over wat wel en niet mag.
• Communiceer duidelijk met de VvE. Doe de aanvraag tot verbouwing bijtijds en lever alle benodigde informatie aan.
• Vraag het VvE bestuur op tijd om je aanvraag tot verbouwen op de agenda te zetten van de ALV. Let op! Meestal moet de uitnodiging 17 dagen vóór de vergadering verstuurd zijn. Dit staat in de splitsingsakte. De informatie die je moet aanleveren bij de aanvraag, moet met de uitnodiging voor de ALV worden meegestuurd. 
• Werk samen met gecertificeerde aannemers. Dit toont aan dat de verbouwing professioneel wordt uitgevoerd en volgens de geldende bouwnormen. 
• Informeer jouw directe buren dat je verbouwplannen hebt. Dit voorkomt irritaties over overlast.

Besluit in de ALV of daarbuiten

Je kunt de aanvraag tot verbouwing doen en om een besluit vragen in de ALV of tussentijds. Dan verloopt het proces anders:

1. De aanvraag wordt behandeld op de eerstvolgende jaarlijkse ALV. Als er genoeg eigenaars aanwezig zijn, kan er een rechtsgeldig besluit worden genomen. Er zijn dan geen extra kosten voor de aanvrager. Dit is de makkelijkste manier voor alle mede-eigenaars.
    
2. Je kunt of wilt niet wachten tot de eerstvolgende vergadering. Dan vraag je om een extra tussentijdse vergadering. Dit kun je alleen aanvragen bij het VvE bestuur. De kosten hiervoor (het werk van de VvE coördinator) moet je als aanvrager betalen. Het voordeel hiervan is dat alle mede-eigenaars niet fysiek naar een vergaderlocatie hoeven te komen om akkoord te geven. Een schriftelijk akkoord is voldoende. Het nadeel hiervan is dat 100% van de mede-eigenaars gereageerd moet hebben én akkoord moet zijn.

Tijdens de vergadering kan er niets meer veranderen aan het voorstel dat is meegestuurd met de uitnodiging. Ook kan de vergadering een vaststellingsovereenkomst eisen en in sommige aanvragen zal de splitsingsakte aangepast moeten worden. Dit is voornamelijk wanneer een appartement vergroot wordt en er meer vierkante meters bij krijgt. Het aanpassen van de splitsingsakte kost een hoop geld en er gaat vaak een lange tijd overheen voordat dit via de notaris geregeld is. De kosten voor de vaststellingsovereenkomst en/of aktewijziging zijn voor rekening van de aanvrager van de verbouwing.

Een VvE-besluit met een vaststellingsovereenkomst kan worden teruggedraaid. Voor een definitief besluit moet je de VvE vragen de splitsingsakte te wijzigen. 

 

Akkoord gekregen? 

Wanneer je akkoord hebt gekregen kun je de verandering uitvoeren. Wacht hier nog een paar weken mee. Want eigenaars hebben nog het recht om bezwaar te maken tegen een vergaderbesluit. Meestal is dat tot 4 weken na de vergadering. In de splitsingsakte kun je vinden wat precies de bezwaartermijn is voor jouw VvE.