Wat zijn de commissies en functies in een VvE?

Bestuur

Het bestuur voert de besluiten van de vereniging uit en houdt zich bezig met de dagelijkse gang van zaken binnen de VvE.

Het VvE bestuur bestaat uit één of meer personen. Meestal bepaalt de splitsingsakte dat dit een oneven aantal moet zijn. Het bestuur wordt benoemd in de VvE vergadering. Als het VvE bestuur uit meer dan één bestuurder bestaat, wordt een van hen tot voorzitter benoemd. Ook wordt een secretaris en penningmeester benoemd. Soms is dat één en dezelfde persoon.

Als de VvE een beheerder benoemt, dan voert de beheerder een aantal ‘uitvoerende bestuurstaken’ uit. Denk bijvoorbeeld aan de ledenadministratie, het innen van de maandelijkse en eenmalige bijdragen, het organiseren van de ledenvergaderingen en het opstellen van de jaarstukken. Welke taken de beheerder oppakt, is afhankelijk van de beheerovereenkomst. Het bestuur blijft wel altijd verantwoordelijk.

Benoeming en ontslag van VvE bestuur

Het VvE bestuur wordt in de ALV (Algemene Ledenvergadering) benoemd. Je kiest uit de mensen die zich voor de functie verkiesbaar stellen. Degene die zich verkiesbaar stelt en de meeste stemmen krijgt, wordt meestal de bestuurder. De VvE bestuurders hoeven niet per se ook lid van de VvE te zijn. Er kan ook een extern VvE bestuur benoemd worden.

Bestuurders worden benoemd voor onbepaalde tijd. In de volgende ALV kan een bestuurder aftreden. 

Voorzitter van het bestuur, secretaris en penningmeester

Als er meerdere bestuurders zijn, benoemen zij zelf een voorzitter, secretaris en penningmeester. De modelreglementen geven geen taakomschrijving. Deze moet je uit het algemeen taalgebruik afleiden. 

Globale taken van voorzitter, secretaris en penningmeester zijn:

• De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen en houdt de door de VvE uitgezette lijnen in de gaten. 
• De penningmeester beheert de kas. 
• De secretaris zorgt voor de communicatie naar buiten. 

De modelreglementen hebben het bij de taken en verantwoordelijkheden over ‘het VvE bestuur’. Dus alle bestuurders zijn bevoegd de taken uit te oefenen. Het maakt niet uit welke functie ze hebben. Je kunt ze ook allemaal aanspreken als de taken niet op de juiste manier zijn uitgevoerd.

Een grote misvatting is dat het bestuur het voor het zeggen heeft in de VvE. Dat is zeker niet het geval. In de ALV worden de besluiten genomen voor de VvE.

Taken van het VvE bestuur

De taken van het VvE bestuur zijn onder meer:

• Beheren middelen van de VvE. De middelen staan op een bankrekening op naam van de VvE.
• Opstellen van de jaarstukken na afloop van het boekjaar.
• Vaststellen ledenbijdragen na goedkeuring van de begroting door ALV.
• Opstellen begroting voor het nieuwe boekjaar.
• Afsluiten voorgeschreven verzekeringen.
• Zorgen dat er een ‘appartementsclausule’ in de verzekeringsovereenkomsten is opgenomen.
• Beoordelen of ‘onredelijke hinder’ ontstaat door aanbrengen parket of stenen vloeren.
• Beoordelen of toegang tot privé gedeelte nodig is voor werkzaamheden aan gemeenschappelijke zaken.
• Register aanleggen en houden van eigenaren en gebruikers.
• Contactpersoon voor de beheerder en vertegenwoordigt de VvE naar buiten toe.
• Bij zeer dringende reparaties is het bestuur bevoegd om actie te ondernemen, zonder toestemming van de ALV

Veel van de hierboven genoemde taken worden door de VvE beheerder overgenomen.

Commissies

Commissies worden benoemd door de ledenvergadering en hebben meestal een specifieke opdracht of taak. Denk bijvoorbeeld aan de kascontrole commissie of de technische commissie. Een commissie krijgt bijvoorbeeld de opdracht om het onderhoud te regelen wat gepland is in een jaar. De verantwoordelijkheid van de commissie reikt niet verder dan de opdracht en eindigt als het onderhoud gereed is.

Technische commissie

Het doel van de technische commissie is om de uit te voeren onderhoudsactiviteiten technisch zo goed mogelijk te laten uitvoeren. De bestuurder/ beheerder adviseert de VvE om een technische commissie samen te stellen

Taken en bevoegdheden zijn bijvoorbeeld:

• Opstellen en/of beoordelen van werkomschrijvingen
• Opvragen en/of beoordelen van offertes
• Advies geven op technisch gebied aan de ALV en/of het bestuur
• Prioriteiten (mede) bepalen met betrekking tot het onderhoud
• Meelopen met opleveringen
• Voorstellen (mede) bepalen in de meerjarenonderhoudsplanning
• Meelopen bij de inspectie van technische klachten, offerte aanvragen
• en (laten) opstellen van de meerjarenonderhoudsplanning

De VvE kan besluiten om een aantal van bovenstaande zaken uit te besteden. Zoals de voorbereiding en het toezicht houden op gepland onderhoud. Dan hoeft de technische commissie niet alle bovenstaande taken uit te voeren.

Kascommissie

De kascommissie wordt ook wel kascontrolecommissie genoemd. De kascommissie wordt door de ALV benoemd. Leden van de kascommissie hoeven geen lid zijn van de VvE.

Elke VvE moet een kascommissie hebben. De verplichting om een kascommissie de jaarstukken te laten controleren staat in modelreglement 2006 en 2017. Voor de oudere modelreglementen bepaalt de wet dat er een kascommissie moet zijn (artikel 2:48 lid 2 BW). Kortom: het is voor iedere VvE verplicht. Als er geen kascommissie is om de jaarstukken te controleren of als die kascommissie niet aan de wettelijke eisen voldoet, dan is het besluit om de jaarstukken goed te keuren vernietigbaar. 

Benoeming en ontslag van de kascommissie

Bestuursleden mogen geen zitting nemen in de kascommissie. De kascommissie van de VvE moet uit VvE-leden bestaan en moet elk jaar worden gekozen. Het is geen probleem om elk jaar dezelfde leden te benoemen. Het aantal kascommissieleden is minimaal twee.

Taken van de kascommissie

De VvE kascommissie controleert de jaarstukken die door het bestuur (of de beheerder) zijn opgemaakt. Deze commissie beoordeelt de volledigheid en de juistheid van de jaarstukken. De jaarstukken moeten in overeenstemming zijn met de besluiten die in de ALV zijn genomen en de splitsingsakte, het splitsingsreglement en het huishoudelijk reglement.

Daarna brengt de kascommissie advies uit aan de ALV en adviseert om deze goed of af te keuren en decharge te verlenen. 

Goedkeurende verklaring en decharge verlening

Nadat de kascommissie de jaarstukken heeft gecontroleerd, geeft de kascommissie een goedkeurende of afkeurende verklaring af. Daarnaast brengt de kascommissie verslag uit van haar bevindingen aan de ALV. De ALV kan de jaarrekening vervolgens goedkeuren of afkeuren.

Het bestuur wil eventuele vragen van de kascommissie voor de ALV voldoende verantwoorden, zodat de jaarrekening in de ALV kan worden vastgesteld.

Verlenen van decharge

Als de jaarrekening wordt goedgekeurd dan volgt hierop decharge verlening aan het bestuur. Dit betekent dat de ALV goedkeuring geeft aan het bestuur over het gevoerde financiële beleid van het afgelopen boekjaar.