Privacyreglement
We houden het veilig
1. Inleiding
We verzamelen en gebruiken bij het verrichten van onze werkzaamheden persoonsgegevens (hierna ook: 'Informatie'). Het gaat daarbij met name om Informatie van (toekomstige) Klanten, te weten: huurders, kopers, VvE-leden en (andere) bewoners. Ook van onze medewerkers wordt Informatie verzameld en gebruikt, daarvoor is echter een ander (intern) reglement beschikbaar. Wij vinden het belangrijk dat je precies weet welke Informatie we over je verzamelen, voor welke doelen deze Informatie wordt verzameld, hoe deze wordt gebruikt en hoe lang deze Informatie wordt bewaard. In dit Privacyreglement proberen we dat op een transparante manier te beschrijven. Wij raden je aan om dit Privacyreglement aandachtig door te nemen.
In dit reglement worden de volgende begrippen gehanteerd met een hoofdletter:
- Account: persoonlijke sectie voor de eigenaar waarmee je toegang krijgt tot de digitale dienstverlening van de Alliantie;
- Applicatie: de applicatie die het mogelijk maakt om toegang tot het portaal te verkrijgen;
- Digitale Applicaties: website, Mijn omgeving, app;
- Klant: de natuurlijke persoon die zelf, of via een ander (zoals een VVE), een contractuele relatie met de Alliantie heeft dan wel anderszins, onder toepassing van de gebruiksvoorwaarden, gebruik maakt van Digitale Applicaties van de Alliantie .
Als de met hoofdletters geschreven woorden niet in dit Privacyreglement worden gedefinieerd, worden ze gedefinieerd in de gebruikersvoorwaarden.
Verder worden de wettelijke begrippen gehanteerd, zoals:
- Betrokkene: in dit geval ben jij dat.
- Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de Betrokkene’); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
- Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
- Verwerkingsverantwoordelijke: in dit geval is dat de Alliantie VvE Diensten, omdat wij het doel en de middelen bepalen van de door ons verwerkte persoonsgegevens.
2. Wie is de Alliantie?
‘De Alliantie' betreft de Stichting de Alliantie Vbestaande uit haar bedrijfsonderdelen en haar dochtermaatschappijen, onder meer: bestuur & stafdiensten, vastgoedonderhoud, financiën & shared service center, klantenservice, de regiobedrijven van de Alliantie: vestiging regio Amsterdam / Almere, vestiging regio Gooi en Vechtstreek, vestiging regio Amersfoort, de Alliantie Woonfonds B.V., de Alliantie VVE-Diensten B.V., de Alliantie Ontwikkeling B.V..
De Alliantie is statutair gevestigd te Hilversum en houdt onder andere kantoor in die gemeente aan de Jan van der Heijdenstraat 36 (1221 EJ). De Alliantie is ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 39048769. Het postadres van de Alliantie is Postbus 105, 1200 AC te Hilversum. De Alliantie is verder te bereiken via telefoonnummer 088 0023200 en haar e-mailadres (onderaan).
3. Wat doet de Alliantie?
De Stichting de Alliantie is een toegelaten instelling in de zin van de woningwet. Zij voert uitsluitend activiteiten uit die behoren tot het domein van de volkshuisvesting. Daarbij moet zij steeds voldoen aan de bij- en krachtens de woningwet gestelde regels. Hetzelfde geldt voor haar dochtermaatschappijen. Het (externe) toezicht op toegelaten instellingen wordt uitgevoerd door de Autoriteit Woningcorporaties.
De werkzaamheden van de Alliantie omvatten in dat kader: het bouwen, beheren, verhuren en verkopen van woningen en bepaalde andere vormen van ander vastgoed.
4. Verplicht om gegevens te verstrekken?
Je bent niet verplicht om je persoonsgegevens aan de Alliantie te verstrekken. Zonder je persoonsgegevens kunnen wij echter geen overeenkomst met je aangaan of onderhouden. Het verstrekken van je persoonsgegevens is daarom dus wel noodzakelijk.
5. Verantwoordelijkheid & bewaartermijnen
De Alliantie is verantwoordelijk voor de wijze waarop je informatie wordt verzameld, gebruikt en opgeslagen. De Alliantie houdt een verwerkingsregister bij van al haar gegevensverwerkingen.
De Alliantie staat er in ieder geval voor in dat je Informatie op een zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de wet wordt verzameld en gebruikt. Informatie is alleen toegankelijk voor medewerkers van de Alliantie die gezien hun taak over die informatie dienen te beschikken. De Alliantie zal Informatie niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het verwerkelijken van de doeleinden waarvoor de Informatie is verkregen.
Informatie wordt verwijderd uiterlijk vijf (5) jaar nadat de betreffende overeenkomst tussen de Alliantie en de Klant is geëindigd én alle lopende zaken zijn afgehandeld, tenzij deze persoonsgegevens langer bewaard dienen te blijven ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
6. Geheimhouding, beveiliging
Alle personen die werkzaam zijn bij de Alliantie of ten dienste van de Alliantie werkzaamheden verrichten en daarbij kennisnemen van Informatie zijn verplicht tot geheimhouding, tenzij hun taak of een wettelijk voorschrift tot mededeling verplicht. Zij hebben alleen toegang tot Informatie voor zover dit noodzakelijk is voor het uitoefenen van hun functie. De Alliantie treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van gegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
7. Werkzaamheden en Informatie
De Alliantie sluit in verband met haar werkzaamheden verschillende overeenkomsten met haar Klanten. Het gaat daarbij met name om: huurovereenkomsten, koopovereenkomsten en beheerovereenkomsten. Voorafgaand, tijdens en na het sluiten van een dergelijke overeenkomst wordt door de Alliantie Informatie verzameld, gebruikt en opgeslagen. Dat is nodig om een overeenkomst tot stand te kunnen brengen en om die uit te kunnen voeren. In bepaalde gevallen kan de Alliantie ook aanvullend om je toestemming vragen.
Huur
Voorafgaand aan de huurovereenkomst wordt Informatie - van de (mede)huurders - gebruikt in verband met de toewijzing van woningen via een woonruimte verdeelsysteem. Ook wordt getoetst of een kandidaat huurder, onder andere op grond van het huishoudinkomen, in aanmerking komt voor het huren van de woning. In verband met de uitvoering van de huurovereenkomst wordt Informatie gebruikt die noodzakelijk is voor de huuradministratie (met name: betaling van de huur), voor het onderhoud/renovatie en beheer van de woning, het toezicht en handhaving op naleving van de huurverplichtingen (waaronder: overlast- en woonfraudebestrijding), in verband met de huurbeëindiging en de oplevering van de woning.
Categorieën van persoonsgegevens: NAW en contactgegevens, financiële-/betaalgegevens, inkomensgegevens & gegevens over huishoudsamenstelling (i.v.m. toetsing), correspondentie, gegevens over meldingen (o.a. technische), gegevens over klachten (over de Alliantie) en gegevens over tekortkomingen in de huurverplichting (o.a. overlast, woonfraude).
Koop
In verband met een koopovereenkomst wordt Informatie gebruikt die noodzakelijk is voor de verkoop en levering. Categorieën van persoonsgegevens: NAW en contactgegevens, financiële gegevens, correspondentie.
VVE
In de VVE’s waar de Alliantie woningen in eigendom heeft moet Informatie over Klanten soms gedeeld worden met de VVE en/of opdrachtnemers/aannemers die werken in opdracht van de VVE. Categorieën van persoonsgegevens: NAW en contactgegevens, correspondentie.
Beheer
In verband met een beheerovereenkomst met een VVE wordt Informatie gebruikt die noodzakelijk is voor het uitvoeren van het VVE-beheer, waaronder de gegevens van de appartementseigenaren. Categorieën van persoonsgegevens: NAW en contactgegevens, financiële-/betaalgegevens, meldingen (o.a. technisch) correspondentie.
Verantwoording
Ook wordt Informatie gebruikt voor aan het voorgaande gerelateerde activiteiten, waaronder: intern beheer, (externe) verantwoording en accountantscontrole. Het gaat daarbij om alle voor verantwoording benodigde Informatie zoals hiervoor beschreven.
8. Verbeteren dienstverlening en Informatie
De Alliantie wil haar Klanten zo goed mogelijk van dienst zijn. Zij stelt zich ook als doel om haar dienstverlening steeds te optimaliseren en te verbeteren. Dat ligt wat de Alliantie betreft in het verlengde van haar taken als verhuurder, verkoper en beheerder. Ook daarvoor gebruikt de Alliantie Informatie. Met behulp van Informatie kan de Alliantie verder inzicht krijgen over waar de dienstverlening geoptimaliseerd en verbeterd kan worden. Dat gebeurt onder andere door middel van digitale toepassingen. Door Informatie slim te gebruiken en toe te passen kan zo meer kennis verkregen worden, over de Klant en over diens wensen. Ook voert de Alliantie klanttevredenheidsonderzoeken uit, deelname daaraan is altijd op vrijwillige basis. De Alliantie treft bij al deze activiteiten steeds voorzieningen om de veiligheid en het correcte gebruik van Informatie te waarborgen. Ook zorgt de Alliantie ervoor dat de resultaten niet tot de individuele Klanten te herleiden zijn.
9. Contact met de Alliantie
Als je contact opneemt met de Alliantie omdat je vragen, verzoeken of klachten hebt over de dienstverlening van de Alliantie, of als je reparatieverzoeken wil doen, zullen wij je contactgegevens en je vraag, verzoek of klacht opslaan. De Alliantie kan je vragen om meer Informatie te verstrekken indien wij dat nodig vinden voor de beantwoording van de vraag, het verzoek of afhandeling van de klacht.
De Informatie die op deze wijze wordt verzameld, wordt onder meer gebruikt voor de beantwoording van de betreffende vragen en de afhandeling van klachten. De verstrekte Informatie wordt tevens opgeslagen in de centrale database en gebruikt voor de in dit Privacyreglement vermelde doeleinden.
Deze voorwaarden gelden ook wanneer je bij de Alliantie een verzoek doet om inzage in de Informatie die de Alliantie over je opslaat of als je de Alliantie verzoekt bepaalde Informatie te wijzigen of te verwijderen. In paragrafen 12, 13, 14 staat meer informatie over de manier waarop deze verzoeken kunnen worden ingediend.
10. Digitale Applicaties van de Alliantie
De Alliantie biedt het gebruik aan van Digitale Applicaties, daarop zijn de gebruikersvoorwaarden van toepassing. Ook via haar Website en Applicatie worden persoonsgegevens van Klanten verzameld.
Automatisch gegenereerde Informatie
Om de Website en Applicatie van de Alliantie optimaal te kunnen laten werken (bijvoorbeeld om pagina's goed te kunnen weergeven en om de Website en Applicatie te kunnen beveiligen) heeft de Alliantie bepaalde Informatie nodig. De Alliantie verzamelt daarom automatisch gegenereerde Informatie over je surfgedrag tijdens je gebruik van de Website en/of Applicatie. Deze informatie bestaat uit je IP-adres (nummer van je computer dat het mogelijk maakt je computer te herkennen), het type browser (computerprogramma om internetpagina's mee te kunnen bekijken), het computersysteem dat je gebruikt en de pagina's die je op de Website en/of Applicatie bezoekt.
Deze Informatie gebruiken we onder meer om onze dienstverlening zo goed mogelijk op je wensen aan te passen en om technische problemen en beveiligingskwesties op te lossen. De Informatie kan tevens worden gebruikt om anonieme statistische gegevens op te stellen. Als de automatisch gegeneerde Informatie met behulp van cookies wordt verzameld, is ook paragraaf 13 “Cookies” van toepassing.
Het Account
Om van Mijn Alliantie en/of de Alliantie App, die door de Alliantie via de Website en Applicatie wordt aangeboden, gebruik te kunnen maken, moet een Account worden aangemaakt. Wanneer je het Account creëert, wordt aan je gevraagd bepaalde Informatie te verstrekken. Het verstrekken van een voor- en achternaam, adres en geboortedatum is verplicht. De Informatie die je verstrekt, kan je zelf aanpassen.
De verstrekte Informatie gebruiken we, naast de verder in dit Privacyreglement besproken doeleinden, in de eerste plaats om het Account te kunnen aanmaken en je de functionaliteiten van Mijn Alliantie en/of de Alliantie App te kunnen leveren.
De Informatie die je opgeeft bij het aanmaken van het Account alsmede de Informatie die je daarna aan het Account toevoegt of via andere functionaliteiten verstrekt, zoals de Huurder Informatie wordt centraal opgeslagen in de database van de Alliantie en aan het Account gekoppeld.
Als je van een (nieuwe) functionaliteit gebruik wilt maken waarvoor je Informatie moet verstrekken die je al eerder hebt verstrekt, kan het zo zijn dat deze Informatie automatisch wordt ingevuld. Dit voorkomt dat je bij elke nieuwe functionaliteit opnieuw Informatie moet invoeren.
De Informatie waar de Alliantie over beschikt wordt in de database van de Alliantie, gekoppeld aan de Informatie die via de Website en/of Applicatie wordt verzameld.
Als je een Account hebt aangemaakt en dit via de unieke verificatiecode hebt geactiveerd, heb je vanaf dat moment toegang tot Mijn Alliantie en/of de Alliantie App. We adviseren je je mobiele telefoon of andere device van een toegangscode te voorzien zodat onbevoegden niet rechtstreeks toegang tot je Mijn Alliantie en/of de Alliantie App krijgen. Wijzigingen die via de Website en/of Applicatie worden doorgevoerd, worden eerst langs een andere weg bij je geverifieerd alvorens ze daadwerkelijk worden geëffectueerd.
Aanvullende dienstverlening
Binnen Mijn Alliantie en/of de Alliantie App biedt de Alliantie je (op termijn) de mogelijkheid om aanvullende diensten af te nemen. Je kan daarbij denken aan het afsluiten van huurovereenkomsten (zie paragraaf 4) en het treffen van betalingsregelingen. Om deze aanvullende diensten te kunnen afnemen, kan het zo zijn dat je aanvullende Informatie moet verstrekken.
De Alliantie verwerkt de Informatie die je hebt verstrekt voor de aanvullende dienstverlening in de eerste plaats om de aanvullende diensten aan je te kunnen verlenen. De Alliantie zal deze Informatie in de tweede plaats koppelen aan je bestaande Account.
11. Nieuwsbrieven
Je kunt je opgeven voor nieuwsbrieven die door de Alliantie worden verzonden. Als je je hebt aangemeld voor de nieuwsbrief, maakt de Alliantie gebruik van het e-mailadres dat je hebt opgegeven voor het verzenden van de nieuwsbrief. De Alliantie kan ook je naam en/of geslacht gebruiken om de nieuwsbrief te personaliseren. Als je geen nieuwsbrieven meer wil ontvangen, kan je gebruik maken van de afmeldmogelijkheid die in elke nieuwsbrief is opgenomen.
12. Verstrekking aan derden
Je Informatie wordt door de Alliantie in bepaalde gevallen verstrekt aan derden. Alleen ter zake doende Informatie wordt daarbij gedeeld.
Het gaat daarbij om derden die zij inschakelt in verband met het verrichten van haar werkzaamheden. Derden die betrokken zijn bij het uitvoeren van haar taken (zoals bijvoorbeeld verhuur, onderhoud, verduurzaming, renovatie van woningen) en de derden met wie zij anderszins samenwerkt, bijvoorbeeld in verband met het oplossen, beperken en voorkomen van gedrag dat (het gebruik van) de woning en/of de woonomgeving schaadt (zoals overlast en woonfraude). In het laatste geval is sprake van een gerechtvaardigd belang om Informatie uit te wisselen. De Alliantie maakt bij het aanbieden van de Website en Applicatie in sommige gevallen ook gebruik van derde partijen, bijvoorbeeld voor het hosten van haar centrale database.
De categorieën van derden zijn met name: derden belast met woonruimteverdeling (WoningNet, gemeentes), overheidsorganen/-diensten (de belastingdienst, toezichthouders, gemeenten, politie en justitie), aannemers en (andere) opdrachtnemers (dienstverleners, deurwaarders, advocaten, notarissen, accountants).
De Alliantie sluit – als de wet daartoe verplicht - met deze derden overeenkomsten waarin afspraken zijn gemaakt onder andere over: verantwoordelijkheid voor de verwerking, het melden van datalekken, de technische en organisatorische maatregelen die getroffen worden om Informatie te beveiligen, afspraken over het inschakelen van anderen bij de verwerking en een verbod op het verwerken van Informatie buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER”).
De Alliantie zal je Informatie in bepaalde gevallen alleen verstrekken aan derden als je daar zelf toestemming voor hebt gegeven. Zonder uw toestemming zal de Alliantie uw Informatie bijvoorbeeld niet aan derde partijen verstrekken voor direct marketing doeleinden (denk aan het toezenden van aanbiedingen door de betreffende partij). De Alliantie kan deze Informatie overigens wel aan derden verstrekken als deze Informatie niet tot je persoonlijk kan worden herleid (zoals automatisch gegenereerde of statistische informatie, niet zijnde uw IP-adres).
Op de Website en in de Applicatie kunnen hyperlinks staan waarmee je de Website en/of Applicatie verlaat en op de websites en/of applicaties van andere partijen terecht komt. De Alliantie heeft geen zeggenschap over diensten en websites van derden waarnaar wordt gelinkt. Het kan dus zo zijn dat voor deze diensten en websites van derden een ander privacy statement geldt. Dit Privacyreglement van de Alliantie heeft in dat verband alleen betrekking op Informatie die door de Alliantie verwerkt wordt. De Alliantie accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) diensten en/of websites van derden.
13. Cookies
Als er op enige manier gebruik wordt gemaakt van cookies, zijn naast de bepalingen uit dit Privacyreglement ook de bepalingen uit de Cookie Policy van de Alliantie van toepassing. De Cookie Policy vermeldt welke cookies worden gebruikt en wat het doel van die cookies is. De cookieverklaring is hier te raadplegen.
14. Recht op inzage
Je hebt het recht kennis te nemen van de op jou betrekking hebbende Informatie “recht op inzage”. Je kan de Alliantie verzoeken je Informatie toe te zenden in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine-leesbaar formaat, zodat dit eenvoudig door je kan worden gebruikt. Om vast te kunnen stellen dat het verzoek ook echt door je wordt gedaan verifiëren wij je identiteit. Als je jonger bent dan 16 jaar of op een andere grond handelingsonbekwaam, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger.
Het verzoek tot inzage wordt binnen vier (4) weken beantwoord. Indien gegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin je inzage wenst, zal de Alliantie de gegevens van de derde afschermen.
15. Recht op rectificatie of verwijdering van gegevens
Je hebt het recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of vernietiging van Informatie indien deze onjuist is, in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming of andere wetten wordt verwerkt of niet ter zake doende is “recht op rectificatie of verwijdering”. Je kan dat recht in veel gevallen zelf uitoefenen door middel van de Website en/of Applicatie, in overige gevallen kan je ook een verzoek tot verbetering, aanvulling of verwijdering van Informatie indienen. Het verzoek bevat de voorgestelde wijzigingen. Om vast te kunnen stellen dat het verzoek ook echt door jou wordt gedaan verifiëren wij je identiteit. Als je jonger bent dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger.
Op een verzoek tot rectificatie of verwijdering wordt door de Alliantie binnen vier (4) weken schriftelijk beslist of dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Een afwijzing van het verzoek tot correctie wordt met redenen omkleed. In geval van rectificatie zal de Alliantie derden aan wie jouw onjuiste gegevens zijn verstrekt, op de hoogte brengen van de wijzigingen, tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning vergt.
16. Recht op beperking van de verwerking en bezwaar
Je kan de Alliantie verzoeken Informatie niet te verwerken in verband met zwaarwegende bijzondere persoonlijke omstandigheden “recht van bezwaar”. Ook kan je een verzoek tot beperking van de verwerking van je Informatie indienen “recht op beperking van de verwerking”. Hiermee kan je het verwerken van je Informatie tijdelijk stopzetten. Je hebt dit recht indien Informatie onjuist is, in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming of andere wetten is opgenomen of niet terzake doende is. Hiernaast kan je verzoeken om beperking van de verwerking van je Informatie in afwachting op het ingediende bezwaar. De verzoeken dienen gemotiveerd te worden ingediend bij de Alliantie. De Alliantie beslist binnen vier (4) weken op dit verzoek. De Alliantie is overigens niet altijd gehouden om aan een verzoek te voldoen, dat is in ieder geval niet zoals het verzoek betrekking heeft op een verstrekking van gegevens waartoe de Alliantie van overheidswege verplicht is.
17. Klachtenregeling
Indien je van mening bent dat dit reglement niet wordt nageleefd of dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet correct wordt uitgevoerd door De Alliantie, kan je een klacht indienen bij de Alliantie. Op de klacht is de klachtenprocedure van de Alliantie van toepassing. De beslissing van de Alliantie op de klacht wordt schriftelijk aan je medegedeeld.
Ten vervolge op de hierboven bedoelde klachtenprocedure kan je:
- Een verzoekschriftprocedure bij de rechtbank starten;
- Een verzoek indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag) met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met de Alliantie.
Een verzoek(schrift) kan worden ingediend binnen zes (6) weken na ontvangst van de beslissing van de Alliantie. Indien de Alliantie niet op een klacht heeft gereageerd binnen de in de klachtenprocedure gestelde termijn, kan je binnen zes (6) weken na afloop van die termijn het verzoek(schrift) indienen.
18. EER
De Alliantie vindt het van belang dat je Informatie binnen de Europese Economische Ruimte wordt opgeslagen. Als de Alliantie in de toekomst zou besluiten om Informatie ook buiten de EER op te slaan, wordt je daarvan op de hoogte gesteld.
19. Functionaris voor gegevensbescherming
De Alliantie heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG adviseert op het gebied van de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en houdt hier toezicht op. Daarnaast assisteert de FG bij eventuele datalekken.
20. Wijzigingen in dit Privacyreglement
Dit Privacyreglement kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt, in ieder geval op de Website en/of via de Applicatie. De laatste versie van het Privacyreglement is van 19 maart 2018.
21. Vragen?
Mocht je nog vragen hebben, bijvoorbeeld over dit Privacyreglement, dan kan je een bericht te sturen aan privacy@de-alliantie.nl.
***
22. Uitoefenen rechten
Verzoeken tot het uitoefenen van uw rechten kan je schriftelijk melden bij onderstaand adres:
de Alliantie
Postbus 105
1200 AC Hilversum
Of via e-mail naar: klantrechten@de-alliantie.nl